Минимизировали трудозатраты на документооборот в ООО "АТЛАНТ"

Ситуация

Компания ООО "АТЛАНТ", специализирующаяся на железнодорожных перевозках, управляет большим объемом документации. Изначально документооборот велся вручную, что создавало трудности в согласовании и обработке документов. Мы присоединились к проекту на этапе развития системы, когда возникла необходимость перехода на версию 3.0. Основными целями перехода стали сокращение времени на обработку документов, повышение прозрачности процессов, гибкая настройка ключевых этапов согласования и обработки, а также обеспечение поддержки системы, так как версия 2.1 вскоре будет снята с обслуживания.

Задача

Необходимо было адаптировать и развить систему документооборота с учетом особенностей бизнес-процессов компании. Основные цели включали автоматизацию учета и хранения документов, ускорение процессов согласования, обеспечение контроля исполнения поручений и переход на версию 3.0 для дальнейшей поддержки системы.

Решение

 Адаптация типового решения: 

• Внедрен функционал БСП по копированию табличных частей; 

• Разработан механизм подстановки в файлы документов QR-кода и штампа;

• Доработана форма списка задач в части вывода необходимой пользователям информации, которая не предусмотрена типовой формой списка; 

• Адаптированы механизмы бронирования номера; 

• Доработаны механизмы проверки заполнения реквизитов в документах, задачах;

• Доработан механизм отклонения задач для исправления без перезапуска бизнес-процессов; 

• Доработан блок вывода обзора документа и задачи на формах списка; 

• Разработан механизм добавления дополнительных согласующих в случае необходимости; 

• Разработаны печатные формы, разработаны дополнительные отчеты 

Автоматизированы функции: 

• Документооборот (ECM) 

• Делопроизводство

• Учет и хранение документов 

• Ведение номенклатуры дел 

• Учет и контроль исполнения поручений 

• Учет договоров

Выполнены работы: 

• Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения 

• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета 

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков 

• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации 

• Интеграция со сторонними системами автоматизации 

• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе 

• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация) 

•  Планирование этапов работ, составление календарного плана работ 

• Обучение персонала работе с программой/системой 

• Обучение в группе в офисе заказчика 

• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Результат

• Автоматизировано 240 рабочих мест.

• Снижены ошибки в документообороте и ускорено согласование документов.

• Повышен контроль за исполнением поручений.

• Подготовлены и обучены сотрудники.

 

"Благодарим компанию "Хэндисофт" за профессиональную работу, выполненную в срок. Отдельное спасибо команде за ответственность и компетентность на всех этапах проекта."— Соколов Александр Владимирович, ИТ- Архитектор ООО "АТЛАНТ".